Cómo reducir los costes de envío: guía completa para tiendas online

Los costes de envío son uno de los mayores gastos de cualquier tienda online. Para las pequeñas y medianas empresas de comercio electrónico, pueden comerse fácilmente los márgenes de beneficio y, a veces, convertir una venta rentable en una pérdida.

La buena noticia es que los costes de envío no son fijos. Con la estrategia adecuada, puedes reducirlos de forma notable sin renunciar a la rapidez ni a la fiabilidad. Esta guía recoge 10 formas prácticas y probadas de rebajar tus gastos de envío.

Parte 1: por qué los costes de envío son tan altos

Antes de ver las soluciones, conviene entender adónde va el dinero. Los costes de envío se componen de varios elementos.

La tarifa base es lo que cobra la empresa de transporte por llevar un paquete del punto A al punto B. Depende del peso, las dimensiones, la distancia y el nivel de servicio.

La mayoría de las empresas de transporte añaden un recargo por combustible para cubrir las variaciones del precio del carburante. Varía según la empresa y puede cambiar cada mes.

Los cargos adicionales incluyen tasas por entrega a domicilio particular, por entrega en sábado, por firma y recargos por zonas remotas. Estos cargos suelen pasar desapercibidos y pueden sumar mucho rápidamente.

La tarificación por peso volumétrico significa que las empresas de transporte cobran en función del tamaño del paquete, no solo de su peso. Un paquete grande pero ligero puede costar tanto como uno pesado.

Cuando entiendes estos elementos, puedes atacar cada uno de ellos para reducir tus costes.

Parte 2: 10 formas prácticas de rebajar los costes de envío

1. Compara las tarifas de las empresas de transporte en cada envío

No todas las empresas de transporte tienen las mismas tarifas. FedEx, UPS, DHL y USPS tienen estructuras de precios distintas para la misma ruta y el mismo nivel de servicio. Los programas de gestión de envíos y los comparadores de tarifas te permiten ver el coste en varias empresas antes de reservar un envío.

En la práctica, este simple hábito puede ahorrarte entre un 15 y un 30 por ciento en algunos envíos, sobre todo en rutas internacionales.

2. Usa la caja más pequeña posible

Por la tarificación por peso volumétrico, una caja demasiado grande costará más de lo que justifica el peso real del artículo. Usa siempre la caja más pequeña en la que quepan con seguridad tu producto y el relleno necesario.

Para artículos pequeños y ligeros, plantéate usar bolsas de plástico para envíos o sobres acolchados en lugar de cajas. Son más ligeros y ocupan menos espacio.

3. Imprime las etiquetas en casa

Imprimir las etiquetas de envío en casa con tu propia impresora es casi siempre más barato que pagar a la empresa de transporte o a la oficina de correos para que lo hagan. La mayoría de las empresas ofrecen un descuento por las etiquetas online, a veces de hasta un 15 o un 20 por ciento sobre la tarifa estándar.

4. Negocia descuentos por volumen

Si envías más de 50 paquetes al mes, puedes negociar mejores tarifas con las empresas de transporte. La mayoría tienen equipos dedicados a cuentas de empresa. Ponte en contacto con ellos, explícales tu volumen de envíos y pide un descuento.

Si envías más de 500 paquetes al mes, los descuentos pueden ser considerables, a menudo de entre un 20 y un 40 por ciento sobre las tarifas estándar.

5. Usa tarifas planas cuando tenga sentido

Las cajas y sobres de tarifa plana tienen un precio fijo independientemente del peso. Para artículos pesados, puede salir bastante más barato que pagar por peso. Las cajas USPS Priority Mail Flat Rate, por ejemplo, son ideales para enviar artículos pesados pero compactos.

6. Agrupa los envíos cuando sea posible

Si tienes varios paquetes que van a la misma zona o al mismo cliente, plantéate agruparlos en un único envío. Un paquete grande suele ser más barato que varios pequeños.

Con clientes B2B, suele ser una estrategia de ahorro sencilla y eficaz.

7. Usa empresas de mensajería regionales para los envíos nacionales

Las grandes empresas nacionales como FedEx y UPS no siempre son la opción más barata para los envíos nacionales. Las empresas de mensajería regionales suelen ofrecer tarifas más bajas en su zona geográfica. Infórmate sobre las empresas regionales de tu zona y compara sus tarifas.

8. Programa recogidas en lugar de llevar los paquetes tú

Ir en coche a la oficina de correos o al punto de entrega de la empresa de transporte cuesta tiempo y combustible. La mayoría de las empresas ofrecen recogidas programadas gratuitas o a bajo coste para los negocios que envían con regularidad. Así ahorras tiempo y dinero.

9. Reduce el número de devoluciones

Las devoluciones salen caras. Cada paquete devuelto te cuesta el envío original, el envío de vuelta y el trabajo de procesarlo. Reducir las devoluciones empieza por descripciones de producto precisas, información clara sobre tallas y fotos de buena calidad.

10. Controla tus costes de envío a lo largo del tiempo

No puedes mejorar lo que no mides. Registra tus costes de envío mes a mes, desglosados por empresa de transporte, destino y nivel de servicio. Empezarás a ver patrones. Puede que descubras que una empresa es siempre más barata para una zona, mientras que otra funciona mejor para otra distinta.

Parte 3: un ejemplo real de reducción de costes

Aquí tienes un ejemplo sencillo para ver cómo funcionan estas estrategias en conjunto.

Una tienda online envía 200 paquetes al mes. El coste medio por paquete es de 12 euros.

Tras aplicar las estrategias de esta guía, la tienda reduce su coste medio a 9 euros por paquete. El ahorro es de 3 euros por paquete, es decir, 600 euros al mes o 7.200 euros al año.

Los cambios que lograron este resultado no fueron drásticos. Fueron pequeñas optimizaciones constantes en cada envío.

Parte 4: lo que no debes hacer

También hay errores habituales que encarecen los envíos. Evita los siguientes.

• No uses cajas demasiado grandes solo porque las tengas a mano.

• No envíes siempre con la misma empresa de transporte sin comparar tarifas.

• No ignores el peso volumétrico al elegir el embalaje.

• No subestimes el coste de las devoluciones y de un mal embalaje.

Conclusión: costes más bajos gracias a la constancia

Reducir los costes de envío no depende de un único cambio. Se trata de crear buenos hábitos y aplicarlos con constancia. Compara tarifas, usa el embalaje adecuado, negocia cuando puedas y controla tu gasto a lo largo del tiempo.

Incluso las pequeñas mejoras, repetidas en cientos de envíos, se traducen en un ahorro importante a lo largo del año.